Small menu 1

Yhdistyksen asiakirjat

Yhdistyksissä tarvitaan yhteisiä pelisääntöjä ja kirjattuja toimintatapoja, jotka luovat edellytykset yhdessä toimimiselle.

Asiakirjojen säilyttäminen

Yhdistyksessä säilytetään ensisijaisesti yhdistyksen oman toiminnan tuloksena syntyneitä asiakirjoja. Ikuisesti säilytettävät asiakirjat säilytetään paperilla. Asiakirjat, joihin on tarvetta palata, voidaan säilyttää turvallisella tavalla tallennettuina sähköisessä arkistossa.

Viralliset ja sääntömääräiset asiakirjat säilytetään ikuisesti

  • yhdistyksen alkuperäiset perustamisasiakirjat (säännöt ja yhdistysrekisteritoimiston hyväksymät asiakirjat)
  • vuosi- ja ylimääräisten kokousten pöytäkirjat
  • hallituksen pöytäkirjat
  • toimintasuunnitelmat
  • toimintakertomukset

Yhdistyksen historiaan vaikuttavat toimintaselostukset ja kirjeenvaihto säilytetään asianmukaisesti, jos ne ovat historiallisesti arvokkaita 

  • yhdistyksen esite
  • toimikuntien ja työryhmien selostukset
  • julkilausumat, lehdistötiedotteet, mielipidekirjoitukset
  • tilaisuuksien ohjelmat
  • valokuvat
  • leikekirjat
  • yhdistystä koskeva kirjeenvaihto

Kirjanpitoaineisto 1 + 6 vuotta tai 10 vuotta 

  • tasekirja, tase-erittelyt, liitetietoerittelyt ja tililuettelo 10 v
  • tositteet 1 + 6 vuotta
  • liiketapahtumia koskevat kirjanpito 1 + 6 v
  • muu kirjanpitoaineisto 1 + 6 vuotta
  • palkkakortit 50 vuotta (yhdistykset, joissa on palkattua henkilökuntaa)

Poistettava aineisto säilytetään yhden vuoden ajan 

  • kirjeet keskustoimistosta/järjestöasiantuntijalta
  • sekalaiset kirjeet ja tiedotteet

Yhdistys noudattaa tätä ohjetta asiakirjojen säilyttämisessä. Ohjeet koskevat kaikkia asiakirjoja riippumatta siitä, missä muodossa ne on säilytetty. Yhdistyksen purkaantuessa asiakirjojen säilyttämisestä neuvotellaan maakunta-arkiston kanssa.

Yhdistyksen kokoukset

Jäsenet käyttävät päätösvaltaansa yhdistyksen kokouksissa. Äänioikeus yhdistyksen kokouksissa on yhdistyksen varsinaisilla jäsenillä. Kokouksesta on ilmoitettava vähintään viikkoa ennen kokousta jäsenille postitse, sähköpostitse, tekstiviestillä tai yhdistyksen toimialueella ilmestyvässä sanomalehdessä.

Yhdistyksen ylimääräinen kokous on pidettävä, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai hallitus katsoo siihen olevan aihetta taikka vähintään yksi kymmenesosa yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten vaatii. 

Yhden kokouksen säännöt

Yhdistyksen sääntömääräinen vuosikokous pidetään lokakuun loppuun mennessä.

Sääntömääräisen vuosikokouksen tehtävänä on 

  • vahvistaa edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös sekä päättää vastuuvapaudesta, 
  • tarkistaa toimintasuunnitelma ja talousarvio kuluvalle vuodelle, 
  • päättää jäsenmaksusta, 
  • hyväksyä toimintasuunnitelma ja talousarvio seuraavalle vuodelle, 
  • valita joka toinen vuosi yhdistyksen puheenjohtaja ja hallitus sekä vuosittain tilintarkastaja/toiminnantarkastaja ja hänen varamiehensä; sekä 
  • käsitellä muut hallituksen valmistelemat kokouskutsussa mainitut asiat 

Kahden kokouksen säännöt

Sääntömääräisiä kokouksia ovat kevätkokous ja syyskokous.

Yhdistyksen sääntömääräinen kevätkokous pidetään viimeistään huhtikuussa ja sääntömääräinen syyskokous viimeistään marraskuussa.

Kevätkokous

  • Sääntömääräisen kevätkokouksen tehtävänä on
  • vahvistaa edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös sekä
  • päättää vastuuvapaudesta,
  • tarkistaa toimintasuunnitelma ja talousarvio kuluvalle vuodelle; ja
  • käsitellä muut hallituksen valmistelemat kokouskutsussa mainitut asiat.

Syyskokous

Sääntömääräisen syyskokouksen tehtävänä on

  • päättää jäsenmaksusta,
  • hyväksyä toimintasuunnitelma ja talousarvio seuraavalle vuodelle,
  • valita joka toinen vuosi yhdistyksen puheenjohtaja ja hallitus sekä vuosittain toiminnan- tai tilintarkastajat; sekä
  • käsitellä muut hallituksen valmistelemat kokouskutsussa mainitut asiat.

Huom! Mikäli yhdistys maksaa luottamushenkilöille palkkiota, asia on käsiteltävä vuosikokouksessa/syyskokouksessa talousarvion yhteydessä.

Huom! Tilinpäätös sekä talouteen ja hallintoon liittyvät asiakirjat on seuraavan vuoden helmikuun loppuun mennessä luovutettava tilintarkastajalle tai toiminnantarkastajalle, jonka on annettava kertomuksensa maaliskuun 15. päivään mennessä. 

Jäsenjärjestöavustuksen eli toimintatonnin selvitys liitteineen (mm. tilinpäätöstiedot) tehdään Hengitysliitolle 10.3. mennessä. Samoin erilaisia avustushakemuksia varten tarvitaan mm. tilinpäätöstietoja. Hallitus on hyväksynyt allekirjoituksellaan talouteen ja hallintoon liittyvät asiakirjat ja kertomus niistä on annettu, ne ovat siis käytettävissä hakemuksia/selvityksiä varten maaliskuun 15. päivästä alkaen. Jos vuosikokous/kevätkokous ei ehdi käsitellä tilinpäätösasioita ennen hakuajan umpeutumista, toimita tarvittavat dokumentit ja ilmoita hakemuksessa, milloin (kuukausitasolla riittää) vuosikokous myöntää vastuuvapauden hallitukselle.

 

Kokouskäytännöistä voit lukea lisää Opintokeskus Siviksen sivuilta. Sivusto on tehty kaikille yhdistystoimijoille ja yhdistysten erilaisiin kokouksiin osallistuville henkilöille.