Small menu 1

Kirjanpito ja tilinpäätös

Yhdistys ja säätiö ovat aina kirjanpitovelvollisia, ja niiden on laadittava tilinpäätös.

Kirjanpitolaissa säädetään kolmessa eri yhteydessä tiettyjen yleisten periaatteiden noudattamisvelvollisuudesta. Nämä ovat:

a) hyvä kirjanpitotapa
b) oikeat ja riittävät tiedot
c) yleiset tilinpäätösperiaatteet

Kirjanpitovelvollisen on noudatettava hyvää kirjanpitotapaa (KPL 1 luvun 3 §). Se saa sisältönsä kirjanpitokäytännöstä ja teoriasta sekä Kirjanpitolautakunnan antamista ohjeista.

Tilinpäätöksen on annettava (KPL 3 luvun 2 §) oikea ja riittävä kuva kirjanpitovelvollisen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tiedot annetaan yleensä tuloslaskelman ja taseen liitteenä.

Yleisistä tilinpäätösperiaatteista säädetään kirjanpitolain 3 luvun 3 §:ssä. Yleisiä tilinpäätösperiaatteita ovat:

  1. Jatkuvuuden periaate, jonka mukaan kirjanpidossa ja tilinpäätöksen tekemisessä noudatetaan samaa käytäntöä mahdollisimman muuttumattomana.
  2. Johdonmukaisuus laatimisperiaatteiden ja -menetelmien soveltamisesta tilikaudesta toiseen. Noudatetun menettelytavan muutos edellyttää perusteltua syytä, joka on julkaistava liitetietona ja muutoksen vaikutuksista tilinpäätöstietojen vertailukelpoisuuteen on tiedotettava.
  3. Sisältöpainotteisuuden periaate, jonka mukaan huomio kiinnitetään liiketapahtumien tosiasialliseen sisältöön eikä yksinomaan niiden oikeudelliseen muotoon.
  4. Varovaisuuden periaate, jonka mukaan menot tulee kirjata riittävän suurina ja ne tulee ottaa huomioon mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Toteutumattomia tuloja ei saa kirjata tilinpäätökseen ja yhdistyksen omaisuus tulee arvostaa riittävää varovaisuutta noudattaen.
  5. Tasejatkuvuuden periaate, jonka mukaan tilinavauksen on perustuttava edellisen tilikauden päättäneeseen taseeseen.
  6. Suoriteperiaate, jonka mukaan tulot ja menot kirjataan sen ajankohdan mukaan, milloin tavaraa on vastaanotettu tai luovutettu. Kaikki tulot ja menot tulee kirjata ja tilinpäätös tehdä aina suoriteperiaatetta noudattaen.
  7. Erillisarvostuksen periaate, jonka mukaan taseen sekä vastaaviin että vastattaviin kuuluvat erät ja niihin sisältyvät hyödykkeet on arvotettava erikseen. Sen mukaan poistosuunnitelma on tehtävä kullekin käyttöomaisuushyödykkeelle erikseen eikä koko tase-erälle.
  8. Netottamiskielto, jonka mukaan taseessa vastaaviin ja vastattaviin kuuluvat erät ja tuloslaskelmassa tuotot ja kulut on esitettävä täydestä määrästään niitä toisistaan vähentämättä, jollei yhdisteleminen ole tarpeen oikean ja riittävän kuvan antamiseksi.

Kolmannessa kohdassa tarkoitettu varovaisuus edellyttää, että tilinpäätöksessä ja toimintakertomuksessa otetaan huomioon:

  1. ainoastaan tilikaudella toteutuneet voitot
  2. sekä kaikki poistot ja arvonalennukset vastaavista sekä velkojen arvon lisäykset samoin kuin kaikki päättyneeseen tai aikaisempiin tilikausiin liittyvät, ennakoitavissa olevat vastuut ja mahdolliset menetykset, vaikka ne tulisivat tietoon vasta tilikauden päättymisen jälkeen.

Liitetietoihin on aina sisällytettävä selostus poikkeamisesta edellisistä periaatteista sekä laskelma poikkeamisen vaikutuksesta tilikauden tulokseen ja taloudelliseen asemaan.

Myös vaihto- ja rahoitusomaisuus arvostetaan hyödykekohtaisesti.

Kirjanpitolaissa on edellytys, että yhdistyksen tilijärjestelmä on selkeä ja riittävästi eritelty. Tilijärjestelmä käsittää tilipuitteet (tilikartta), kirjaussuunnitelman ja kuvauksen käytössä olevista tilikirjoista ja kirjanpidossa käytettävistä tositelajeista.

Tilikartan tulee vastata talousarvion raameja. Kirjattaessa tilitapahtumia tileille ne järjestetään asioittain. Kaikille tuloille ja menoille on omat tilinsä. Kirjaukset perustuvat aina tositteisiin, jotka todentavat tehdyn kirjauksen ja jotka numeroidaan juoksevasti. Käteisellä rahalla suoritetun maksun kirjaaminen on tehtävä viivytyksettä ja muut kirjaukset saadaan tehdä kuukausikohtaisesti tai muulla vastaavalla jaksotuksella ja niin, että veroilmoitus voidaan antaa säädetyssä ajassa.

Kirjaussuunnitelmassa kerrotaan mitä asioita on tarkoitus kirjata kullekin kirjanpidon tilille. Lisäksi kirjaussuunnitelmassa luetellaan ne kirjanpidon peruskirjat (päiväkirja ja pääkirja), joita käytetään, kirjausten suoritustapa (esim. manuaalisesti), kirjausvälineet (esim. atk, myös sen menetelmäkuvaus) ja erilaiset tositelajit (esim. pankkitositteet numeroista 1 eteenpäin, kassatositteet numerosta 60-1 eteenpäin, muistio ja oikaisutositteet numerosta 90-1 eteenpäin jne.) ja niiden käsittely ja kirjausjärjestys (esim. kassakirjaukset päivittäin, muut viikon kuluessa tapahtumasta). Kun suunnitellussa tilijärjestelmässä pitäydytään, saadaan toiminnan toteutumiselle vertailutietoja vuodesta toiseen.

Yhdistyksen tilinpäätös kultakin tilikaudelta laaditaan viimeistään neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä (yhdistyksen säännöissä voidaan määrätä aikaisempikin ajankohta). Tilinpäätös on laadittu silloin, kun yhdistyksen hallitus on sen allekirjoittanut. Tilinpäätöksen allekirjoittaa tilinpäätöshetkellä toimiva, päätösvaltainen hallitus ja jos yhdistyksellä on järjestösihteeri tai toiminnanjohtaja, hän yhdessä hallituksen kanssa. Tilinpäätös käsittää tuloslaskelman, taseen ja tilinpäätöksen liitetiedot sekä yhdistyksen säännöissä määrätyn toimintakertomuksen. Allekirjoitus tehdään tasekirjaan sen viimeisen tilinpäätökseen kuuluvan merkinnän jälkeen (ennen tase-erittelyjä, jos ne on liitetty myös tasekirjaan). Allekirjoitukset tehdään ennen tilintarkastajalle/toiminnantarkastajalle toimittamista.

Kirjanpitolain mukaan (KPL 3 luku 2 §) tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot kirjanpitovelvollisen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tätä varten tarpeelliset lisätiedot on esitettävä liitetiedoissa, joista on esitetty hengitysyhdistyksille malli. Yhdistykset voivat esittää myös liitetiedot lyhennettyinä, jos ns. mikro- tai pienyrityksen raja-arvot eivät ylity.

Tase-erittelyt ja liitetietojen erittelyt on laadittava varmentamaan tilinpäätöstä (KPL 3 luvun 13 §). Tase-erittelyiden ja liitetietojen erittelyjä ei rekisteröidä eikä niistä anneta jäljennöstä.

Tase-erittelyinä on yksityiskohtaisesti ryhmittäin luetteloitava kirjanpitovelvollisen taseeseen tilikauden päättyessä sisältyvät:

  1. pysyvät vastaavat;
  2. vaihtuvat vastaavat;
  3. vieras pääoma; sekä
  4. pakolliset varaukset.

Pysyvistä vastaavista tase-erittelyt saadaan laatia siten, että ne sisältävät ainoastaan lisäykset ja vähennykset tilikauden aikana.

Liitetiedoissa esitetyistä vakuuksista ja vastuusitoumuksista on laadittava ryhmittäin luettelo. Muutoksista tulee pitää luetteloa tai erillistä kirjanpitoa tilikauden aikana, jos tiedot eivät ilmene pääkirjanpidosta (KPA 5 luvun 2 §). Tase-erittelyt ja liitetietoerittelyt on päivättävä ja laatijoiden on ne allekirjoitettava.

Vaikka pienet kirjanpitovelvolliset yhdistykset saavat jättää toimintakertomuksen laatimatta, edellytetään yhdistysten säännöissä yleensä kirjanpitolain toimintakertomuksesta poikkeavan vuosikertomuksen laatimista. Yhdistysten vuosikertomuksessa esitetään yleensä myös sääntömääräisten tietojen lisäksi kirjanpitolain toimintakertomuksessa edellyttämiä tietoja kirjanpitovelvollisen toiminnan kehittymistä koskevista tärkeistä seikoista sekä

  1. tiedot olennaisista tapahtumista tilikauden ja sen päättymisen jälkeen;
  2. arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä; sekä
  3. selvitys tutkimus- ja kehitystoiminnan laajuudesta. (Tiedot vain, jos on jotain ilmoitettavaa.)

Tasekirjat (voivat olla myös sähköisesti) ja muut tilikirjat tulee säilyttää vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä sekä tositteet ja koneellisesti hoidetun kirjanpidon menetelmäkuvaukset vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Tasekirjan sisällysluettelo voi olla esimerkiksi seuraava:

  1. Toimintakertomus (pienet yhdistykset saavat jättää kirjanpitolain mukaisen toimintakertomuksen laatimatta)
  2. Tuloslaskelma
  3. Tase
  4. Rahoituslaskelma (ei pakollinen yhdistyksissä)
  5. Liitetiedot ja muut lisätiedot
  6. Päiväys ja allekirjoitukset
  7. Luettelo käytetyistä kirjanpitokirjoista

KPL 3 luvun 9 §:n mukaan yhdistyksen on aina ilmoitettava rekisteröitäväksi patentti- ja rekisterihallitukselle tilinpäätös, jos se harjoittaa liiketoimintaa tai jos sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella on ylittynyt vähintään kaksi seuraavista rajoista:

  1. liikevaihto tai sitä vastaava tuotto 12.000.000 euroa;
  2. taseen loppusumma on 6.000.000 euroa;
  3. palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä.